Regeling bewonerscommissies per 18 juli 2017

1. Doel van de bewonerscommissies is: de belangenbehartiging van huurders in buurten en complexen

Huurdersvereniging De Klink ondersteunt en stimuleert bewonerscommissies die de belangen op buurt- en complexniveau van huurders bij Portaal behartigen; inhoudelijk en ook op financieel gebied.

2. Voorwaarden bij het oprichten van een bewonerscommissie

Als huurders op buurt/complexniveau zich actief inzetten voor de kwaliteit van hun buurt of complex dan kunnen zij een bewoners- commissie oprichten. Hieraan worden een aantal voorwaarden gesteld:

• Een bewonerscommissie moet een meerderheid van de bewoners van de buurt of het complex vertegenwoordigen en hun belangen behartigen Voorkeur gaat uit naar een volledige vertegenwoordiging. Een vertegenwoordiging van 51 % of meer is voorwaarde om door De Klink erkent te worden. Een bewonerscommissie die 70 % van de bewoners vertegenwoordigt kan makkelijker afspraken maken met Portaal ;
• Een bewonerscommissie kan ook een Vereniging zijn met wel of niet betalende leden. Een vereniging is officieel geregistreerd bij een notaris en ingeschreven bij de KvK. Hier zijn relatief hoge kosten verbonden, die niet door de Klink worden betaald, omdat het zijn van een vereniging, geen wettelijke vereiste is. Daarnaast biedt dit geen extra rechten in het overleg met Portaal, omdat Portaal op regionaal niveau het overleg met slechts één vereniging voert als Huurdersbelangenvereniging, in de zin van de overlegwet. De overige organen zijn voor Portaal Bewonerscommissies (met of zonder rechtspersoonlijkheid).
• Een bewonerscommissie dient aan de wettelijke voorwaarden zoals vastgelegd in de wet Overleg huurders/verhuurders te voldoen. Dit houdt o.a. in: - dat er jaarlijks een Algemene Bewoners Vergadering wordt gehouden (met Agenda, (kort) Verslag, Jaarplan (aanpakpunten), Begroting en Financiële Verantwoording naar de leden.

Indien een bewonerscommissie aan deze voorwaarden voldoet, kan zij voor de activiteiten een financiële vergoeding krijgen via De Klink van maximaal € 250 per jaar (twee betalingen van € 125, waarbij de tweede betaling pas beschikbaar is als voor de eerste betaling een financiële verantwoording is overlegd; zie toelichting hieronder)

3. Erkenning door De Klink: Bewonerscommissies en -verenigingen

De Huurderbelangenvereniging (HBV) de Klink erkent een bewonerscommissie na het verstrekken van de volgende gegevens:

• een opgave van de doelstelling van de bewonerscommissie;
• een lijst met de samenstelling van de bewonerscommissie (bestuur), met vermelding van namen, adressen en functies;
• specifiek een actueel contactadres;
• specifiek de actuele contactgegevens van de persoon, die namens de commissie de financiën beheert.
• een opgave van het aantal wooneenheden dat men vertegenwoordigt (bij voorkeur lijst met naam, adres en één handtekening per adres).

4. Financiële bijdrage door De Klink: Bewonerscommissies en -verenigingen

Ter compensatie van de te maken kosten van de bewonerscommissie wordt in het 1e half jaar een voorschot verstrekt van € 125,00. Dit bedrag dient bij HBV de Klink (met een begroting) te worden aangevraagd. Een 2de vergoeding van € 125,00 is mogelijk nadat er over het eerste bedrag schriftelijk verantwoording is afgelegd, onder overlegging van de facturen. Ook over de 2de vergoeding is verantwoording verschuldigd. Per kalenderjaar kan men dus maximaal € 250,00 declareren.

Deze bijdrage is bedoeld voor printkosten, administratief materiaal, vergader-kosten, of andere activiteiten zoals bedoeld in de Overlegwet ("Huurderswerk"). Van de eerste bijdrage mag een geldkistje aangeschaft worden om de kas in te bewaren.

Uitgesloten voor vergoeding zijn: Vrijwilligersvergoedingen en Kosten voor gezelligheidsbijeenkomsten, notariskosten en kosten bankrekening. Deze kosten maken geen deel uit van een bewonerscommissie in de zin van de Overlegwet. Deze kosten moet men dan ook zelf dragen. Daar een Bewonerscommissie geen juridische entiteit is / hoeft te zijn, worden uitgaven die dat wel beogen (kosten KvK, - bankrekening) niet noodzakelijk en ook niet zinvol geacht. Als een bewonerscommissie geen rechtspersoonlijkheid heeft, maar wel een zakelijke bankrekening wil openen, is de rekeninghouder alsnog op persoonlijke titel aansprakelijk (en het saldo wordt juridisch gezien als 'persoonlijk inkomen'). Dat maakt dat een zakelijke rekening voor bewonerscommissies zonder rechtspersoonlijkheid ook als niet noodzakelijk en ook niet zinvol geacht als het gaat om huurderszaken.

De eventueel te ontvangen bijdrage kan op drie manieren worden uitbetaald:

1. het bedrag kan contant op kantoor bij HBV de Klink worden opgehaald;
2. het bedrag kan bij degene die de financiën beheert, worden gebracht;
3. het bedrag kan op de privé rekening van de financieel beheerder van de bewonerscommissie worden gestort.

Bij 1 en 2 wordt een kwitantie verstrekt; bij 3 is de overboekingsmutatie bewijs.

Vergoeding van kosten:

Vergoeding van kosten van activiteiten, waarvan de kosten uitstijgen boven de maximale vergoeding, dienen vooraf met schriftelijke motivatie en specificatie worden aangevraagd.

5. Ondersteuning door De Klink: Bewonerscommissies en -verenigingen

De ondersteuning van de Klink kan gebeuren door de bestuurders van De Klink zelf. Denk hierbij aan: organisatorische vragen, hulp bij de communicatie met Portaal, mee denken bij de aanpakpunten gedurende het jaar e.d. Daarnaast is het mogelijk de bewonerscommissie te ondersteunen door het inschakelen van externe deskundigen, bij complexe vraagstukken, renovatietrajecten, juridische vragen e.d. De bewonerscommissie kan dan een externe deskundige laten inschakelen. Men dient vooraf schriftelijk een gemotiveerd verzoek in te dienen. De motivatie moet onder andere bestaan uit: doel, aard, duur en het te verwachten resultaat van de ondersteuning. Pas na goedkeuring door het bestuur van HBV de Klink kan de deskundige ingeschakeld worden.

6. Contact met De Klink: Bewonerscommissies

HBV de Klink organiseert jaarlijks twee Algemene Ledenvergaderingen en twee aparte bijeenkomsten voor bewonerscommissies. In 2017 zijn er 15 commissies.

In deze bijeenkomsten worden de actuele zaken toegelicht en kan men vanuit de bewonerscommissies elkaar informeren, adviseren en stimuleren. Daarnaast is er dan het contact met de penningmeester van De Klink i.v.m. de afhandeling van de financiën.

Voor vragen en opmerkingen bent u altijd welkom:

• op kantoor aan de Graafseweg 274 Kamer 209 (maak wel eerst een afspraak, omdat wij maar beperkt aanwezig zijn);
• per telefoon 024 3 777 105 (beperkt bemenst, maar spreek anders een boodschap in; of
• per email: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..