donker   licht 

Samenwerkingsovereenkomst Huurdersbelangenverenigingen en Portaal Centraal



PDF formaat     Afsprakenkader Samenwerking Huurdersbelangenverenigingen en Portaal Centraal, inclusief bijlagen (PDF formaat)


Versie: definitief, 3 april 2012

De Huurdersbelangenverenigingen (HBV's) en Portaal hechten groot belang aan een goede overlegstructuur. Voor de HBV's is participatie van belang omdat zij ten behoeve van het behartigen van de belangen van de huurders invloed willen uitoefenen op het beleid van Portaal. Voor Portaal is huurdersparticipatie van belang omdat zij als sociaal verhuurder haar klanten centraal stelt. Participatie doet recht aan de positie van huurders en draagt bij aan de verbetering van de kwaliteit van producten en dienstverlening.

Er zijn drie niveaus waarop participatie plaatsvindt; het bestuurlijke niveau, verder te noemen 'centraal niveau' (gezamenlijke HBV's - Portaal. De gezamenlijke HBV's worden op centraal niveau niet vertegenwoordigd in een juridisch orgaan, dus formeel is het ondertekenen van deze overeenkomst door alle individuele HBV's noodzakelijk.) , het regionale niveau (HBV - Regiodirecteur) en het buurt en/of complex niveau (individuele huurders/ bewonerscommissies/ Klankbordgroepen etc. - Portaal). Naast de huidige (geformaliseerde) participatiemogelijkheden, worden er door de HBV's en Portaal ook andere vormen van bewonersparticipatie overwogen. Dit gebeurt om zo breed en goed als mogelijk klanten te betrekken bij hetgeen Portaal onderneemt. Het belang daarvan wordt onderstreept wanneer huidige, geformaliseerde participatiemogelijkheden (deels) ontbreken. In dit afsprakenkader worden met name de eerste twee niveaus verduidelijkt en geregeld.

Verhouding centraal en regionaal niveau

Primair geven de HBV's vanuit de regio invulling aan de belangenbehartiging en beleidsbeïnvloeding binnen Portaal. Dat is ook het niveau waarop de beleidsbeïnvloeding het meest direct kan plaatsvinden. Daarmee komt het zwaartepunt van de beleidsbeïnvloeding op regionaal niveau te liggen. In aansluiting daarop geeft Portaal de garantie dat de meningen en standpunten van de HBV's, ook op centraal niveau zullen worden meegewogen. De regiodirecteuren zijn ervoor verantwoordelijk dat dit ook gebeurt. De HBV ontvangt hiervan een rapportage waarin de argumenten en de weging daarvan in de besluitvorming staan benoemd

Voor informatie betreffende het mandaat van de regiobedrijven zie BIJLAGE 1 (Reglement Directeuren Stichting Portaal).

Hoewel het zwaartepunt van de beleidsbeïnvloeding op regionaal niveau ligt, moet hiervoor ook op centraal niveau ruimte zijn. De HBV's worden daartoe al in de ontwikkelingsfase van beleid betrokken, dat wil zeggen in de aanloop naar het opstellen van concept beleidsnotities. Zeker bij wezenlijke onderwerpen van volkshuisvestelijke aard, die Portaalbreed spelen, is overleg op centraal niveau wenselijk c.q. noodzakelijk.

In samenspraak met de HBV's wordt bepaald op welk niveau een onderwerp wordt besproken.

Samenwerking op regionaal niveau

Voor de samenwerking op regionaal niveau tussen de HBV en het regiobedrijf van Portaal, is een standaard samenwerkingsovereenkomst geformuleerd. Deze overeenkomst bevat onder andere de voorwaarden waaronder Portaal de HBV subsidieert. Deze overeenkomst wordt, indien door beide partijen gewenst, in iedere regio door de HBV en de regiodirecteur met procesafspraken geconcretiseerd en getekend.

Samenwerking op centraal niveau

De HBV's en Portaal zijn de volgende uitgangspunten overeengekomen:

  1. De HBV's en Portaal vergaderen twee keer per jaar op centraal niveau; een voorjaars- en een najaarsoverleg. De onderwerpen kunnen door beide partijen worden aangedragen. Deze kunnen over alles gaan wat raakt aan of inhoud geeft aan de belangen van een corporatie of huurders. Beleidskaders die leiden tot knelpunten in de (regionale) praktijk of tot onoverkomelijke verschillen van inzicht, worden in ieder geval geagendeerd.
  2. Deelnemers aan het voor- en najaarsoverleg zijn: vertegenwoordigers van de HBV's, de Raad van Bestuur van Portaal. De Raad van Commissarissen van Portaal sluit hier 1x per jaar tijdens het najaarsoverleg bij aan.
  3. De definitieve agenda en de stukken voor het voor- en najaarsoverleg worden uiterlijk 2 weken voor de vergadering verstuurd. Een concept agenda en het verzoek om agendapunten in te dienen, wordt uiterlijk 8 weken voor de vergadering door Portaal aan de HBV's verstuurd. Dit geeft de HBV's de mogelijkheid om de inbreng bij inhoudelijke agendapunten onderling voor te bereiden. Ter voorbereiding van een inhoudelijk agendapunt kan tijdelijk een themawerkgroep van vertegenwoordigers van de HBV's en Portaal in het leven worden geroepen. Per thema wordt het mandaat vooraf bepaald. Tevens wordt vooraf bepaald hoe de uitslag gebruikt gaat worden.
  4. Gezinnen met schoolgaande kinderen in de wijk Indien de huurder daarom vraagt of de noodzaak blijkt uit het huisbezoek, kan Portaal helpen met het vinden van tijdelijke of definitieve vervangende huisvesting op redelijke afstand van de basisschool dan wel in samenwerking met andere partijen zoeken naar andere oplossingen.
  5. Ten behoeve van een effectieve en efficiënte samenwerking tussen Portaal en de HBV's t.a.v. het ontwikkelen en implementeren van nieuw of gewijzigd beleid, zal Portaal jaarlijks een beleidsagenda opstellen met onderwerpen die in het betreffende jaar op centraal niveau aan de orde komen en waarover de HBV's in het kader van de Overlegwet en gemaakte afspraken moeten worden geïnformeerd dan wel om advies worden gevraagd. De HBV's hebben conform de Overlegwet de mogelijkheid om gevraagd- en ongevraagd gekwalificeerd advies te geven. Een limitatieve opsomming van de onderwerpen is hierbij niet noodzakelijk. Daarnaast hebben HBV's instemmingsrecht. Dit recht geldt enkel bij instemming van tweederde meerderheid van de erkende HBV's en alleen voor de volgende onderwerpen:
    • Het wijzigen van het servicekostenbeleid.
    • Overeenkomsten waarbij de HBV medeondertekenaar is (denk aan het Reglement klachtencommissie en de Samenwerkingsovereenkomst).
  6. Conform artikel 13 lid 3 e.v. van de statuten van Portaal en het daarin genoemde reglement, zijn de betrokken HBV's bevoegd om voor de benoeming van de twee leden van de Raad van Commissarissen een bindende voordracht te doen. ...
  7. Op verzoek van de HBV's kan jaarlijks een informeel overleg plaatsvinden tussen de HBV's en de door de HBV's in de Raad van Commissarissen afgevaardigde commissarissen.
  8. Portaal ontwikkelt in nauw overleg met de HBV's nieuwe vormen van bewonersparticipatie en -raadpleging, zoals klantenpanels, klankbordgroepen, klanttevredenheidsonderzoeken etc. Deze nieuwe vormen van participatie worden ontwikkeld naast de bestaande vormen van bewonersparticipatie. De informatie die deze vormen van bewonersparticipatie overlevert, wordt gedeeld met de HBV's.
  9. Indien de partijen dit nuttig achten, kan er jaarlijks een landelijke themadag voor bestuurders van de HBV's, leden Bewonerscommissies en eventuele andere bewonersgroepen worden georganiseerd. Het thema voor deze bijeenkomst wordt in het najaarsoverleg vastgesteld voor het daarop volgende jaar. De themabijeenkomst wordt gezamenlijk door de HBV's en Portaal voorbereid. Tevens kunnen de HBV's op regionaal niveau jaarlijks een eigen themabijeenkomst organiseren voor de bestuurders van de HBV's en bewonerscommissies. Portaal kan ondersteuning bieden bij de inhoudelijke invulling van dergelijke regionale themabijeenkomsten.
  10. Portaal Centraal biedt de HBV's de mogelijkheid voor het inhuren van professionele ondersteuning in het kader van onderhavig afsprakenkader. Deze ondersteuning betreft in de eerste plaats het zogenaamde Onderling Overleg van de HBV's (coördinatie, voorbereiden agenda's, inhoudelijke advisering, notuleren). In de tweede plaats betreft het het voorbereiden van gezamenlijke adviezen en het schrijven van notities en adviezen t.b.v. het voor- en najaarsoverleg. Over het benodigde aantal uren worden in het najaarsoverleg afspraken gemaakt. Deze ondersteuning staat los van de lokale afspraken over professionele ondersteuning op regionaal niveau.

    Zie voor de standaard overeenkomst voor bewonersondersteuning van de gezamenlijke HBV's BIJLAGE 2.

Deze nieuwe samenwerkingsafspraken gaan in op 4 april 2012. Jaarlijks wordt in het najaarsoverleg kort aandacht besteed aan de sfeer, de kwaliteit en het resultaat van de samenwerking. Deze afspraken worden geëvalueerd twee jaar na invoering (begin 2014). Wijzigingen van de afspraken vinden plaats op basis van wederzijdse instemming. Na de evaluatie wordt dit afsprakenkader aangegaan voor onbepaalde tijd.

Afsprakenkader Samenwerking Huurdersbelangenverenigingen en Portaal Centraal

Versie: definitief, 3 april 2012

Getekend te Utrecht op 4 april 2012.

HBV Hestia
HBV De Klink
HBV Leiden
Vereniging Huurders Overleg Soest (VHOS)
Portaal, Raad van Bestuur